Eine ausführliche Schritt-für Schritt Anleitung zur Aktivierung des MAILOFANT finden Sie in unserem Handbuch.
Ihre Daten werden an einer zentralen Stelle in zwei abgesicherten, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland archiviert und gespeichert.
Wie Sie Ihre archivierten Nachrichten suchen und das Archiv über einen Webbrowser und/oder E-Mailclient Ihrer Wahl verwalten, finden Sie in unserem Handbuch ausführlich erklärt.
Über jeden eingetragenen MAILOFANT-Partner können Sie den MAILOFANT ganz einfach bestellen und kaufen.
Der MAILOFANT hat seinen Namen vom (fast) gleichnamigen Säugetier. Ähnlich wie das Tier
Im Protokoll Ihres MAILOFANT finden Sie eine detaillierte Übersicht über jede ausgeführte Aktion. Sie können sehen, wer etwas geändert hat, was geändert wurde und zu welchem Zeitpunkt die Änderung vorgenommen wurde.
Näheres finden Sie im Handbuch unter dem Kapitel "Protokolle".
Nach § 238 Handelsgesetzbuch sind alle Dokumente archivierungspflichtig, die für eine betriebliche Überprüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse bedeutsam sind, auch die Handelsbriefe.
Nach § 257 Handelsgesetzbuch Abs. 4 beträgt die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege 10 Jahre und für Handelsbriefe 6 Jahre.
Der MAILOFANT ist ein revisionssicheres webbasiertes E-Mailarchiv, welches E-Mails unveränderbar und lückenlos archiviert.
Unter Spam versteht man E-Mails, welche an eine Vielzahl von Empfängern versandt werden ohne von diesen bestellt oder veranlaßt worden zu sein.
Ein Spamlter ist ein Rechner, der E-Mails auf bestimmte Merkmale untersucht und solche heraussucht und ohne Weiterleitung vernichtet, die er für Spam hält.
Revisionssicher ist eine E-Mail-Archivierung, wenn sie für eine Revision geeignet ist. Da eine Revision stets eine Art Überprüfung ist, ist die E-Mail-Archivierung für eine Revision geeignet, wenn sie jede E-Mail für eine Überprüfung bereithält.
Man unterscheide:
Unter revisionssicher versteht man also, dass archivierte E-Mails innerhalb einer bestimmten Zeit wieder lesbar sind und Vertrauen darin besteht, dass sie nicht verändert worden sind.
Die Steuerbehörden haben die Aufgabe, für den Staat Einnahmen zu generieren. Massgeblicher Grundsatz ist dabei, dass alle gleich hoch besteuert werden (Grundsatz der Gleichmäßigkeit der Besteuerung) und dass die Reichen mehr und die Armen weniger Steuern bezahlen (Besteuerung nach der Leistungsfähigkeit).
Es werden die Finanzbehörden aber auch mit anderen Aufgaben des Staates betraut, z.B. Förderung bestimmter Einrichtungen durch Subventionen, Einschränkung des Tabakkonsums, indem solche über die Steuergesetze gelöst werden.
Um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung zu erreichen, müssen die Finanzbehörden sehr in die Details unserer heute recht komplizierten Geld-, Waren- und Leistungsströme einsteigen. Sie müssen diese ja vollständig erfassen, sonst weichen die Steuerbürger bei ihrem wirtschaftlichen Handeln in die Bereiche aus, die dem Fiskus verborgen sind. Die Tatsachen, die für die Finanzämter interessant sind, sind also vielfältig,
und auch innere Tatbestände gehören dazu, z.B. ob jemand beabsichtigt, eine Eigentumswohnung als Zahnarztpraxis einzurichten oder als private Zweitwohnung.
Der Fiskus interessiert sich also für viele Tatbestande, die sich auch aus den E-Mails ergeben könnten.
E-Mails sind rechtlich nichts anderes als Briefe in elektronischer Form.
Wenn sie dazu geschrieben werden, um ein Geschäft vorzubereiten, abzuschließen, abzuwickeln oder auch rückgängigzumachen, sind sie Handelsbriefe, zum Beispiel vom unverbindlichen Angebot bis zur verbindlichen Zusicherung eines Geschäftsvorgangs.
Also sind E-Mails Handelsbriefe, wenn sie mit dem Geschäft zu tun haben.
Diese gelegentlich vorkommende Fall ist rechtlich einfach: Die E-Mail geht dem Kunden nicht zu, denn sie wird vom MAILOFANT nicht weitergeleitet. Daher wird sie auch nicht archiviert. Der Kunde braucht keine Haftung für E-Mails zu fürchten, die ihm nicht zugehen. Zugang einer Willenserklärung, gleich ob sie in einem Brief oder in einer E-Mail enthalten ist, ist nur dann gegeben, wenn die Erklärung in den sogenannten Herrschaftsbereich des Kunden gelangt ist und mit der Möglichkeit der Kenntnisnahme durch ihn gerechnet werden konnte. Herausgefilterte E-Mails sind aber nicht in den Herrschaftsbereich des Kunden gelangt.
Und die Besonderheit an E-Mails ist, dass jeder - im Verhältnis zur Briefpost eher - damit rechnen muss, dass seine Nachricht nicht zugestellt wird oder dass seine E-Mail etwa irgendwo im World Wide Web verschwindet oder eben fälschlich als Spam aussortiert wird.
Das technisch bedingte Herausltern erwünschter EMails durch einen Spam-Filter hat keine nachteilige rechtliche Folgen für den Kunden.
Mit dem MAILOFANT können Sie E-Mails von mehreren Domains archivieren.
Jeder Benutzer mit Administratorrechten hat die Möglichkeit Domains anzulegen und deren E-Mailadressen seinem eigenen Benutzerkonto oder einem anderen Benutzerkonto zuzuweisen.
Näheres finden Sie im Handbuch unter dem Kapitel "Einrichten einer Domain".
Sie müssen sich auf Ihrem MAILOFANT als Benutzer mit administrativen Rechten anmelden und in die Benutzerverwaltung gehen. Dort klicken Sie auf "Neuer Benutzer".
Der Benutzer "postmaster" wird bei der ersten Registrierung Ihres MAILOFANT automatisch angelegt. Die Zugangsdaten für diesen Benutzer haben Sie zusammen mit der URL Ihres MAILOFANT erhalten. Der Benutzer postmaster verfügt über Administratorenrechte.
Die Benutzer "postmaster" eingetragenen E-Mailadressen werden für Benachrichtigungen an Sie verwendet und sollten daher immer aktuell gehalten werden.
Der MX Record Ihres Mailservers ist nicht auf gatekeeper.mailofant.de gestellt.
ACHTUNG: Sie können den MX Record nicht im MAIILOFANT umstellen. Wie Sie Ihren MX Record umstellen, erfahren Sie von Ihrem Administrator oder Mailprovider.
Der MAILOFANT konnte keine Verbindung zu Ihrem Mailserver aufbauen. Dies kann zum Beispiel passieren, wenn eine Firewall die Verbindung verhindert hat. Bitte überprüfen Sie Ihre Mailserver- und Firewalleinstellungen oder wenden Sie sich an Ihren Provider oder Administrator.
Der Server, den Sie als Route für Ihre Domain eingetragen haben, nimmt E-Mails von fremden Servern an. Um zu gewährleisten, dass der MAILOFANT alle E-Mails archivieren kann, darf Ihr Mailserver nur von gatekeeper.mailofant.de E-Mails empfangen.
Bitte ändern Sie Ihre Mailservereinstellungen oder wenden Sie sich an Ihren Provider oder Administrator.
Richten Sie in Ihrem Benutzeraccount eine E-Mailadresse mit der Domain aus der Fehlermeldung ein.
Der MX Record Ihres Mailservers ist nicht auf gatekeeper.mailofant.de gestellt.
ACHTUNG: Sie können den MX Record nicht im MAIILOFANT umstellen. Wie Sie Ihren MX Record umstellen, erfahren Sie von Ihrem Administrator oder Mailprovider.
Der MX Record Ihres Mailservers ist nicht auf gatekeeper.mailofant.de gestellt.
ACHTUNG: Sie können den MX Record nicht im MAIILOFANT umstellen. Wie Sie Ihren MX Record umstellen, erfahren Sie von Ihrem Administrator oder Mailprovider.
Der MAILOFANT konnte keine Verbindung zu Ihrem Mailserver aufbauen. Dies kann zum Beispiel passieren, wenn eine Firewall die Verbindung verhindert hat. Bitte überprüfen Sie Ihre Mailserver- und Firewalleinstellungen oder wenden Sie sich an Ihren Provider oder Administrator.
Das bedeutet, der MAILOFANT konnte keine Verbindung zu Ihrem Mailserver aufbauen, beispielsweise weil eine Firewall die Verbindung verhindert hat. Bitte überprüfen Sie Ihre Mailserver- und Firewalleinstellungen oder wenden Sie sich an Ihren Provider oder Administrator.
Damit der MAILOFANT alle E-Mails archiviert, darf es nur einen MX Record für Ihre Domain geben, der auf gatekeeper.mailofant.de zeigt. Gibt es mehr als einen MX Record, ist nicht gewährleistet, dass der MAILOFANT alle Nachrichten archiviert. Löschen Sie deshalb alle MX Records außer den auf gatekeeper.mailofant.de.
ACHTUNG: Sie können den MX Record nicht im MAILOFANT umstellen. Wie Sie Ihren MX Record umstellen, erfahren Sie von Ihrem Administrator oder Mailprovider.
Im Diagnosetool können Sie verschiedene Tests durchführen, falls Ihr MAILOFANT nicht funktionieren sollte. Das Diagnosetool finden Sie auf der Startseite Ihres MAILOFANT unter dem Punkt "Diagnose".
Mögliche Ursachen könnten sein:
Im Handbuch und den FAQs finden Sie eine ausführlichere Beschreibung des Diagnosewerkzeugs und weitere potenzielle Fehlermeldungen und deren Ursache.
Im MAILOFANT werden bei der Suche die E-Mails im Archiv mit der koordinierten Weltzeit (UTC +0) angezeigt. In Ihrem E-Mailclient wird die E-Mail mit der örtlichen Zeit angezeigt, in Deutschland die Mitteleuropäische Zeit (UTC +1) oder im Sommer die Mitteleuropäische Sommerzeit (UTC +2).
Aus Zeitangaben in UTC erhält man die in Deutschland und anderen mitteleuropäischen Staaten geltende Mitteleuropäische Zeit (MEZ), indem man eine Stunde addiert. Um die im Sommer geltende Mitteleuropäische Sommerzeit (MESZ) zu erhalten, muss man zwei Stunden addieren.
Dadurch kommt es zur Anzeige von verschiedenen Zeitangaben in der Suche des MAILOFANT und in Ihrem E-Mailclient, welche aber tatsächlich der gleichen zeit, nur in verschiedenene Zeitzonen, entsprechen
Nach GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) müssen alle geschäftlich relevanten Vorgänge und Belege im Original und in unverfälschter Form vollständig, richtig, zeitgerecht, unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden.
Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index (MD5-Prüfsumme) zu versehen. An der MD Summe kann man erkennen, ob eine E-Mail/Datei verändert wurde oder ob es sich um das Originaldokument handelt.
Damit keine privaten E-Mails in Ihrem Archiv landen, richten Sie einfach einen weiteren Benutzer für private E-Mailadressen ein. Setzen Sie dabei beim Anlegen des Kontos keinen Haken bei "Archivierung aktivieren". Auf diese Art laufen die E-Mails für die angegebenen Postfächer nur durch den Mailofant Viren- und Spamfilter, werden aber nicht archiviert.
Näheres finden Sie im Handbuch unter "Neuen Benutzer anlegen".
Jede E-Mail kann eine rechtlich relevante Erklärung oder ein Handelsbrief sein. Entsprechen E-Mails dem Begriff des Handelsbriefes müssen sie daher archiviert werden.
Sie können entweder über einen IMAP fähigen E-Mailclient oder über den Webzugang zum MAILOFANT auf Ihre archivierten E-Mails zugreifen. Dabei kann jeder Benutzer nur auf die E-Mails zugreifen, welche unter seinem Benutzerkonto archiviert wurden. Jedoch haben benutzer mit Adminitratorenrechten Zugriff auf alle E-Mails.
Gehen Sie dazu auf das Webportal Ihres MAILOFANT und melden Sie sich als Benutzer an. Über die komfortable Suchfunktion können Sie dann auf alle, unter Ihrem Benutzer archivierten, E-Mails zugreifen.
Die Archivierung von E-Mails in Ihrem MAILOFANT beginnt dann, wenn Sie
Was zu besitzen unter Strafe steht, darf nicht archiviert werden.
Da der MAILOFANT archiviert, was beim Empfänger ankommt, und keine Funktion zum Löschen von einzelnen Mails, bleibt der unter Strafe stehende Inhalt im Archiv auch dann, wenn der Empfänger ihn bereits woanders gelöscht hat.
In diesem Falle sollte der Kunde folgendes tun:
Der Händler wird die SpaceNet AG von dem Vorfall unterrichten. Dort wird dann - natürlich nur in Absprache mit dem Kunden und mit dessen Einverständnis - das weitere veranlaßt.
Sollten Sie keine Benutzermonate mehr auf dem Guthabenkonto Ihres MAILOFANT haben, wird die Archivierung für Ihren MAILOFANT beendet und es beginnt eine 30 tägige Phase des ruhenden Archivs. In dieser Phase haben Sie die Zeit Ihr Archiv als Kopie zu sichern. Nach dem Ende dieser Ruhephase endet der Vertrag zur Archivierung und das Archiv wird gelöscht. Näheres dazu entnehmen sie den Vertragsbedingungen.
Aber keine Sorge, Sie erhalten von uns rechtzeitig eine Erinnerung, wenn Ihr Guthabenkonto einen kritischen Wert unterschreitet.
Die Benutzermonate sind Abrechnungseinheiten. Mit der Eingabe von Registrierungsschlüsseln werden auf dem Guthabenkonto des MAILOFANT die gekaufte Anzahl von Benutzermonaten gutgeschrieben.
Für jeden im MAILOFANT eingetragenen Benutzer wird ein Benutzermonat pro Monat mit dem Guthabenkonto verrechnet. Wird ein Benutzer deaktiviert, so wird für diesen noch weiter ein Benutzermonat pro Monat verrechnet, da das Archiv dieses Benutzers erhalten bleibt.
Sie können jederzeit durch Eingabe eines weiteren Registrierungsschlüssel in Ihrem Mailofant die Anzahl der Benutzermonate erhöhen. Gehen Sie dazu in Ihrem MAILOFANT auf die Seite Lizenzen und klicken Sie auf "Neue Registrierungsschlüssel hinzufügen".
Die Laufzeit ist bestimmt durch die Anzahl der Benutzer in Ihrem MAILOFANT und die zur Verfügung stehenden Benutzermonate. Um die Laufzeit des MAILOFANT zu verlängern, können Sie ganz einfach durch Eingabe weiterer Registrierungsschlüssel die Anzahl der Benutzermonate erhöhen und damit die Laufzeit auf die gewünschte Zeit erhöhen. Gehen Sie dazu in Ihrem MAILOFANT auf die Seite Lizenzen und klicken Sie auf "Neue Registrierungsschlüssel hinzufügen".
Nachdem Sie Ihren Registrierungsschlüssel erhalten haben, gehen Sie auf die Webseite start.mailofant.de. Dort geben Sie Ihren Registrierungsschlüssel und die Anmeldedaten ein. Ist dies erledigt, bestätigen Sie bitte die Dateneingabe. Der MAILOFANT sendet Ihnen dann die Zugangsdaten und die URL Ihres MAILOFANT an die eingegebene E-Mailadresse. Damit haben Sie Ihren MAILOFANT aktiviert und können nun mit dessen Einrichtung beginnen.
Beim ersten Login auf Ihrem MAILOFANT finden Sie einen START Button, mit dem Sie den Einrichtungsassistenten starten. Folgen Sie danach den Anweisungen des Einrichtungsassistent um Ihre Domain, den Benutzer postmaster und weitere Benutzer einzurichten. Abschließend müssen Sie noch einige Einstellungen an Ihrem Mailserver ändern und den MX-Record auf gatekeeper.mailofant.de ändern.
Bei technischen Problemen mit dem MAILOFANT wenden Sie sich bitte an den MAILOFANT-Vertriebspartner in Ihrer Nähe.
Wenn Sie weitere Fragen zum MAILOFANT haben, schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an info@mailofant.de. Wir helfen Ihnen gerne weiter. Unser MAILOFANT-Team freut sich auch immer über neue Ideen und Anregungen.
Sie finden das Handbuch auf der Webseite des MAILOFANT oder in Ihrem MAILOFANT selbst.
Sollten Sie weitere Fragen oder auch Anregungen zum MAILOFANT haben, können Sie diese im Handbuch, den FAQ oder den Nutzungsbedingungen nachschlagen. Oder Sie wenden sich an Ihren nächsten MAILOFANT Vertriebspartner. Auch können Sie uns direkt per E-Mail unter info@mailofant.de diese Fragen stellen.
Sie können eine E-Mailadresse nur einem Benutzer gleichzeitig zuweisen.
Sie sollten alle E-Mailadressen, die Sie benutzen, den Benutzern im MAILOFANT zuweisen. Haben Sie eine E-Mailadresse keinem Benutzer zugewiesen, kann der MAILOFANT E-Mails für diese E-Mailadresse nicht zur Archivierung zuordnen und nimmt E-Mails für diese E-Mailadresse nicht an. Eingehende E-Mails für diese E-Mailadresse werden dann nicht Ihrem E-Mailserver zugestellt.
Sie tragen alle E-Mailadressen, die Sie mit Ihren Domains benutzen, bei den Benutzern im MAILOFANT ein.
Dies gilt auch für E-Mailadressen, deren E-Mails Sie nicht archivieren wollen. In diesem Fall tragen Sie bitte die E-Mailsadressen bei einem Benutzer ein, der von der Archivierung ausgeschlossen ist.
Haben Sie eine E-Mailadresse keinem Benutzer zugewiesen, kann der MAILOFANT E-Mails für diese E-Mailadresse nicht zur Archivierung zuordnen und nimmt E-Mails für diese E-Mailadresse nicht an. Eingehende E-Mails für diese E-Mailadresse werden dann nicht Ihrem E-Mailserver zugestellt.